国际合作与交流处设专人管理因公普通护照，做好领、收登记和保管工作。根据国家有关规定，定期将过期证照注销。

出访人员领取证照后，必须妥善保管，不得涂改、转借、伪造。

出访人员返校后3天内将《个人出访总结》和证照交回国际交流处签收保管。

领取证照后，因故不能出访者，须立即交回国际交流处。

若证照遗失或被窃，应尽快向我国驻外使、领馆报告，并将遗失经过写成书面报告迅速交国际交流处/港澳台事务办公室，以便及时通知发证机关。